Präsentationsplanung – Die Geschichte gewinnt

Als durch und durch digital lebender Mensch gibt es inzwischen nur noch wenige Bereiche in denen es ohne Bildschirm geht. Inzwischen scanne ich Mitschriften aus meinen Vorlesungen oder Übungen, habe seit zwei Monaten keine Druckerpatrone mehr und überlege ernsthaft ein Amazon Kindle anzuschaffen. Das ist nichtmal der zwanghafte Versuch alle “analogen” Alltagsgegenstände im Büro oder Universitätsalltag zu ersetzen, sondern einfach der Zahn der Zeit. Oder so. Dabei mag ich es ein Notizbuch zu führen und alles was mir so begegnet darin festzuhalten.

Präsentationen plane ich weiterhin auf Papier. Das wird sich so schnell auch nicht ändern.

Unser Projekt neigt sich dem Ende und üblicherweise werden wir im Rahmen einer klassischen Abschlusspräsentation die Schlussglocke läuten. Leider sind mir bisher viel zu viele schlechte und total überladene Powerpointaufführungen begegnet. Es wäre schade um hunderte Arbeitsstunden, wenn unsere Ergebnisse nicht die gerechtfertigte Aufmerksamkeit bekommen, oder unser Auftraggeber lieber auf seinem Handout rumkritzelt statt uns zuzuhören. Ich habe viel Zeit mit dem Team und allein verbracht um die Fülle an Informationen aufzubereiten und einschließlich unserer Empfehlung in ein würdiges Format zu bringen. Powerpoint ist nicht per se schlecht.

Das wichtigste an der Präsentation ist die Geschichte dahinter. Geschichte im Sinn eines roten Fadens oder der Argumentationskette die mit Ergebnissen ausgestattet wird. Jeder Roman folgt einer logischen Gliederung. Einleitung, Hauptteil, Schluss. So wie man die Charaktere im ersten Teil einführt, so muss auch die Präsentation begonnen werden. Diese Planung mache ich handschriftlich auf Papier in irgendeiner ruhigen Minute. Obwohl ich viele Diagramme mit OmniGraffle erstelle würde das hier nicht funktionieren. Notizbuch und Stift sind die Waffen der Wahl. Der Hauptteil der Arbeit findet vor dem Bauen von Powerpointfolien statt. Diese sind schnell erstellt und für die Faulen gibt es schließlich PPT Timesaver mit Charts, Aufteilungen und vorgefertigten Templates. Doch welche Geschichte ist empfehlenswert?

Wir haben eine Organisation geplant und verschiedene Szenarios entwickelt. Unsere Arbeit basiert auf einem in der Zwischenpräsentation definierten Grundsatz, welcher ergänzt und mit Hintergrundinformationen unterfüttert wird. Aus dem Grundaufbau eines Buchs abgeleitet, möchte ich nun folgenden Konstruktion vorstellen die sich mehrfach bewährt hat: Ausgangssituation – Vorgehen – Szenarios – Zusammenfassung & Ausblick. Das alles ist kein Hexenwerk, aber der Teufel steckt im Detail. Wir müssen aufzeigen aus welcher Situation heraus wir am Projekt gearbeitet haben, beweisen dass unser Vorgehen logisch und methodisch korrekt ist, beschreiben welche Konsequenzen sich daraus ableiten und wo sich Szenarios entwickeln um einen Handlungsplan offenzulegen.

• Ausgangssituation. Wir müssen unseren Auftraggeber noch einmal inhaltlich abholen und unsere Ziele darlegen. Das ist wichtig um die Projektgrenzen abzustecken. Hier soll keineswegs irgendetwas vertuscht oder verheimlicht werden, doch öfters gehen Rahmenbedingungen verloren oder verschieben sich während der Bearbeitungsphase. Klare Kommunikation zwischen Team und Auftraggeber wird vorausgesetzt, denn all dies ist vorher definiert worden. Außerdem ist es wichtig das große Ganze darzustellen. Wer sich mit Simon Sinek und dem Golden Circle auseinandergesetzt hat, der weiß auch wieso Unternehmen wie Apple Erfolg gut vermarkten. Das Ergebnis der Zwischenpräsentation war eine Unternehmensstrategie die als Grundpfeiler aller weiteren Arbeitpakete gilt. Daran müssen wir erinnern um sie allen Anwesenden noch einmal ins Gedächtnis zu rufen.
• Vorgehen. In Beratungsprojekten könnte man das Blaue vom Himmel versprechen und aufgrund der Komplexität beinahe wahnwitzige Konstruktionen zusammenstellen. Deswegen finde ich es wichtig das Vorgehen zu beschreiben, welches zu den Inhalten der Präsentation geführt hat. Hier soll keine theoretische Abhandlung bekannter Methoden erscheinen, sondern vom Projektstrukturplan ausgehend die Arbeit der letzten Wochen validiert werden. Wieso wurde in welche Richtung recherchiert? Gab es Interviewpartner und was waren die Inhalte der Gespräche? Gibt es theoretische bzw. wissenschaftliche Grundlagen die herangezogen worden sind? Wir erläutern hier eine Darstellung die alle unsere Ergebnisse visualisiert.
• Szenarios. Mit Hilfe von Szenarios können Ergebnisse perfekt aufbereitet werden. Einerseits deckt man die Palette aller recherchierten Bausteine ab und zeigt den vollständigen Umfang. Andererseits kann man seine Empfehlung auf sehr smarte Art und Weise verpacken. Ich halte es (am Beispiel von drei Szenarios) für sinnvoll, wenn zwei davon vorgestellt werden und man danach eine zusammenfassende Folie einbaut. Dort wird einerseits gezeigt was die beiden Fälle abdecken und hier sollte auch die noch immer bestehende Lücke klar werden. Dieses Vakuum wird das Empfehlungsszenario füllen. Die Zwischenfolie hat also auch den Zweck eine bewusste Pause einzubringen bevor man zum Höhepunkt der Präsentation kommt. Das ist spannungstechnisch super und führt die angefangene Logik fort. Das Best-Case Szenario muss alle Bereiche des Projektauftrages abdecken, detailliert beschrieben und kritisch beleuchtet werden. Wir nutzen neben Übersichts- auch Detailfolien für einzelne Komplexe. Außerdem ist ein Action Plan bzw. ein Phasenplan zur Umsetzung gut. Zum Schluss empfiehlt sich eine SWOT-Analyse und der offene Umgang mit möglichen Problemfeldern. Alles was verborgen wird führt nur zu unnötigen Fragen.
• Zusammenfassung & Ausblick. Die Würfel sind gefallen und alle Inhalte sollten vermittelt werden. Obwohl es schon in der ersten Präsentationsminute kein zurück mehr gab, muss jetzt ein würdiger Projektabschluss gefunden werden. Der Auftraggeber sollte überzeugt sein und das Team alle seine Fragen beantworten können. Wir werden hier auf unsere Ausgangssituation zurückführen und den Punkt: “Haben wir alle Ergebnisse erreicht?” angehen. Unsere Lösung muss funktionieren und das wird sie auch. Eine gute Präsentation schließt man nicht mit einer “Vielen Dank”-Folie, sondern mit dem zufriedenen Gesicht des Auftraggebers. Und den eigenen Kontaktdaten um bei späteren Folgeprojekten berücksichtigt zu werden.

Lasst uns eine Organisation planen

Ich denke es könnte ganz spannend sein ein wenig aus dem Nähkästchen über das «Projekt» zu plaudern. Natürlich nur so weit es mein Knebelvertrag die Geheimhaltungsvereinbarung zulässt. Sollte es nicht wirklich spannend sein, so ist das auch egal. Schließlich mein Blog hier und das alles könnte eine Gedankenstütze sein.

Da stehen wir also nun als Studenten im 5. Fachsemester und sollen für ein global aufgestelltes Unternehmen im Automobilsektor eine neue Organisationseinheit planen. Dabei steht uns eine begrenzte Anzahl Wochenstunden und unglaubliche Kreativität zur Verfügung. Leider können wir auf keine großen Ressourcen zurückgreifen, verdienen uns keine goldene Nase mit den 3000€ Tagessätzen eines Beratungshauses und müssen trotzdem fundierte Erkenntnisse und Szenarien liefern. Unser Vorgehen soll auf Social Prototyping basieren und ist dabei eigentlich eher klassische Managementberatung. Wir müssen von den Besten lernen und alles noch toller machen. Echt super.

Grundsatzfragenprobleme

Problem #1: Wir müssen herausfinden was eigentlich als Best Practice herumschwirrt oder in irgendeiner Form als Grundlage gelten kann. Organisationsfragen sind gut erforscht und empirisch untersucht, doch unser Ansatz soll etwas Neues kombinieren bzw. in einer sehr “gediegenen” Branche eingeführt werden. Wir müssen die Bedürfnisse innovativer Menschen abdecken und ihnen Spielraum zur Umsetzung von Ideen geben.

Problem #2: Maximiere den Nutzen des Auftraggebers doch gebe Partnern den größtmöglichen Spielraum um sich selbst zu entwickeln. Nur wer entscheidet darüber welche Partei langfristig gesehen einen größeren Einfluss auf den Erfolg hat?

Problem #3: Annahmen verifizieren ist unglaublich schwer. Recherchen führen nur zu weiteren Annahmen und unser einziger Ansatz wäre die Berechnung über Manntage. Entwickelte Maßnahmen können wir dennoch nicht pauschal abschätzen da sie einander bedingen und eine Berechnung über einen “Aufwand in Tagen” zu ungenau wird. Geben wir nun eine Empfehlung ohne Kalkulation ab?

“Baukasten”

Letzendlich müssen wir hier über eine Art Szenariotechnik vorgehen. Szenariotechnik ist dabei die schöne Umschreibung für einen Baukasten aus Maßnahmen und Entscheidungsmöglichkeiten deren Kombination die Grundlage unserer Empfehlung wird. Diese Grafik entstand aus unserer Recherche, Erfahrungsberichten und ein wenig Kreativität die richtigen Aktivitäten zu finden um bestehende Lücken zu schließen. Das Vorgehen: zuerst eine Art “Framework” zu definieren, es an den Prozess anzulehnen und daraus dann Entscheidungen abzuleiten ist äußerst attraktiv. Wir können viele Möglichkeiten theoretisch abhandeln und unserem Auftraggeber dann doch mittels unserer Empfehlung auf den von uns gewünschten Weg führen. Klingt ein wenig nach Beeinflussung und das ist es auch. Die Überzeugungsarbeit wird schließlich sehr direkt an der Grafik geleistet.

Mehr kommt, irgendwann bald.

Tunnelkomplexität

Projektarbeit gehört zu meinen Lieblingsbeschäftigungen. Das theoretische Palaver der Universität findet hier endlich Anwendung und kann im Team zu etwas Großartigem werden. Besonders spannend wird es dann, wenn uns Gevatter Komplexität voll ins Gesicht schlägt. Wenn man sich in einem scheinbar guten Plan verrennt und das Detaillevel erhöht statt noch einmal einen ruhigen Blick auf das Gesamtwerk zu werfen. Man fährt in einen hellen Tunnel deren Wände immer dunkler werden und in dem nur noch die schnurgerade Leuchtspur den Weg weist. Dabei sollte es das Ziel sein durch Abweichen von der Norm etwas Neues zu entdecken und so das Gesamtkonstrukt zu verbessern.

Aus dem Tunnel müssen wir aus. Ich weiß noch nicht wie, aber wir arbeiten daran.

Wie die Welt eine bessere Community für Serien bekommen könnte, oder ein Projekt in den Knast wandert – Teil 1

Plakative Titelwahl, aber lieber der Realität übertrieben ins Auge sehen als blind zu agieren. Schließlich brauchen wir eine neue Community für Serienfans. Da bin ich mir sicher!

In den Knast kann man mit einigen Einfällen natürlich auch wandern. Man muss sich zumindest bei jeder Idee rund um Serien, Film oder gar Musik sicher sein, dass Gegenspieler, Rechteinhaber, Studios und Beteiligte unglaubliche Machtpositionen innehaben. So viel Geld wie im Spiel ist — so restriktiv werden Ideen behandelt. Die großen Studios haben nach Monaten, gar Jahren endlich Netzwerke mit Hilfe von Twitter geschaffen und ein kleiner Hashtag (z.B. #suits) in der linken unteren Bildecke ist keine Seltenheit mehr.

Zuerst sollten wir uns anschauen was es bisher für (neue) Dienste rund um Serien gibt, wo man etwas “holen” könnte und letztendlich muss eine völlig neue Art definiert werden.

• HBO macht mit dem Dienst HBO Connect einen wirklich guten Job um die Verbindung von Webseite, eigenen Inhalten (Videos, Bildern) und Social Networks zu schaffen. Stimmungsbarometer und irre Animationen inklusive. Die Sache ist zwar äußerst ansehnlich, aber für liefert mir null Informationen
• Serienjunkies.de ist für mich DIE Anlaufstelle für Nachrichten. Und Reviews. Und wenn ich mich von den Kommentaren der Nutzer bespaßen lassen möchte. Mehr finde ich dort leider nicht. Die Seite ist völlig überladen, unstrukturiert und eine Community findet man nicht wirklich.
• TVRage ist super! Besonders ihre API liefert alles was das Nerdherz begehrt. Blanke Information!
• Philipp baut mit Watched.li eine wirklich coole Tracking-Webseite. Ganz bewusst verzichtet er dabei auf jegliche Social-Features und beschränkt sich auf pures Tracking. Ich nutze den Dienst liebend gern um nicht den Überblick zu verlieren und die neuesten Airdates zu abonnieren.

Wie muss DIE Community für Serien aussehen?

Interaktiv, einfach, immer dabei (beim Serienschauen).

Vielleicht ist es sinnvoll zuerst zu betrachten was ich nicht möchte. Keine überladenen und mit Werbung zugefüllten Webseiten deren Informationen aus einer Redaktion kommen und wo Nutzer keine zielgerichteten Diskussionen führen können. Zielgerichtet im Sinne von Nähe zur Serie, Episode und am liebsten sogar zur speziellen Szene.

Wenn Michaels angeblicher Doppelgänger mit Fiona und dem echten Michael in der Küche sitzt, dann will ich andere Personen fragen, wieso die sich nicht wirklich ähnlich sehen. Was ich bei Burn Notice nicht kapiere will ich sofort aufklären.

Echtzeitinformation ist das Stichwort. Auf diesem Punkt basieren die Grundzüge der ganzen Idee. Ich möchte wissen was Andere über bestimmte Szenen denken. Sehen wie die Gesamtstimmung zu einer Serie ist und am Besten informiert werden, wenn ein Freund gerade eine mir bekannte Episode schaut. Das Gemeinschaftserlebnisse des Serienschauens ins Internet übertragen.

Zusatzinformationen interessieren mich nicht primär. Da reicht eine kurze Integration der englischen Wikipedia um Darsteller zu anderen Filmen oder Serien verknüpfen zu können. Wichtiger ist mir das Bestehen der Möglichkeit Gespräche zu bestimmten Seriencharakteren zu bündeln. Deren Entwicklung im Staffelverlauf und was die Zuschauer davon halten ist das Interessante.

Wenn Ari den armen Lloyd mal wieder fertig macht und sie in Staffel 8 doch zu besten Freunden geworden sind, dann ergibt sich beim wiederholten Ansehen von Entourage ein neues Bild der Charaktere. Die Wutausbrüche des Ari Gold in gesamter Bandbreite betrachten.

Um Serien wieder zu einem Gemeinschaftserlebnis zu machen, muss die gesamte Idee bzw. deren Umsetzung mobil sein. Ich hasse es am Fernseher oder Computer sitzen zu müssen um mir einen Film anzusehen. Genauso verhält sich das bei Serien. Die Couch oder das Bett ist der primäre Vergnügungsort und selbst wenn ich am Computer sitze, sind Popups oder anderweitige Nachrichtenfenster störend. Im Gegensatz dazu: mein Smartphone liegt meistens griffbereit in meiner Nähe. Es muss also möglich sein die Verbindung zwischen Video und einer Art externen Trackingfunktion herzustellen. Wie das geht? Irgendjemand wird das sicher bewerkstelligen können.

Und warum schreibe ich das hier?

Mir fehlt die Zeit eine solche Idee voranzutreiben. Nichtsdestotrotz will ich meine Gedanken äußern. Sicher gibt es jemanden mit den Fähigkeiten und dem Willen ein solches Projekt zu stemmen. Ich lade jeden Leser dazu ein seine Meinung kund zu tun. Was braucht eine gute Community für Serien — brauchen wir so etwas überhaupt — Serien und gleichzeitig am Smartphone hängen?